Zespół
Wiesz, kto prowadzi Twoją firmę, i wiesz, kto go zastąpi
Nie ma tu galerii uśmiechniętych zdjęć. Jest skład, który dostajesz na piśmie jeszcze przed podpisaniem umowy: kto prowadzi Twoje księgi, kto odpowiada za podatki i kto przejmuje sprawę, gdy opiekuna nie ma przy biurku.
Zespół, a nie wspólna skrzynka kontaktowa
W księgowości nie kupujesz oprogramowania ani logo. Kupujesz czas i uwagę konkretnych osób. Dlatego zamiast opisywać wartości firmy, pokazujemy skład: kto co robi, jakie ma uprawnienia i kto wchodzi na jego miejsce, kiedy trzeba.
Zespół jest celowo mały. Jedna osoba prowadzi ograniczoną liczbę firm, bo tylko wtedy pamięta, jak działa Twoja sprzedaż, i nie odtwarza tego od zera przy każdej rozmowie. Wolumen dokumentów bierze na siebie cyfrowy obieg w Taxxo, a nie kolejne nadgodziny. Jak to ustawiamy, opisaliśmy w KSeF i cyfrowym obiegu dokumentów.
Rozliczeń podatkowych pilnujemy od strony księgowej: ewidencje, deklaracje, terminy i warunki, które trzeba spełniać przez cały rok. Doradztwa podatkowego nie świadczymy. Gdy pytanie wymaga stanowiska doradcy podatkowego, mówimy o tym wprost, zamiast odpowiadać na wyczucie.
Cztery osoby po naszej stronie
Każda firma dostaje ten sam, stały skład. Wiesz, do kogo piszesz w danej sprawie, i wiesz, kto ją przejmie.
imie i nazwisko
rola. Obszar: rozliczenia podatkowe od strony ksiąg. Pilnuje ewidencji i deklaracji, sprawdza warunki CIT estońskiego po stronie księgowej i kompletuje dokumenty, kiedy z urzędu przychodzi wezwanie.
imie i nazwisko
rola. Obszar: księgi i zamknięcia miesiąca. Prowadzi Twoje rozliczenia na co dzień i jako pierwsza widzi, że coś w liczbach przestało się zgadzać.
imie i nazwisko
rola. Obszar: kadry i płace. Umowy, listy płac, PPK, zgłoszenia do ZUS oraz kontrakty B2B, które rozlicza się inaczej niż etat.
imie i nazwisko
rola. Obszar: wdrożenia i obieg dokumentów. Uruchamia Taxxo, ustawia KSeF i przeprowadza przejęcie dokumentów od poprzedniego biura.
Opiekun i zastępca: kto kogo zastępuje
Do każdej firmy przypisujemy dwie osoby. Opiekun prowadzi ją na co dzień. Zastępca ma z góry zapisane prawo wejścia w sprawę, więc nie musi nikogo prosić o zgodę ani czekać na przekazanie hasła. Obie osoby poznajesz przy podpisaniu umowy, z imienia i z adresu e-mail.
Zastępstwo działa parami wewnątrz obszaru. Osobę od ksiąg zastępuje druga osoba od ksiąg, kadry zastępują kadry. Nikt nie odpowiada na pytanie o listę płac tylko dlatego, że akurat siedzi przy sąsiednim biurku.
Zastępca wchodzi w trzech sytuacjach: urlop lub choroba opiekuna, brak odpowiedzi po 24 godzinach roboczych oraz termin, który wypada wcześniej niż powrót opiekuna. Ten trzeci przypadek jest najważniejszy, bo deklaracja i przelew do urzędu nie przesuwają się o niczyj urlop.
Zastępstwo dotyczy prowadzenia ksiąg i bieżących rozliczeń. Jeśli sprawa wymaga stanowiska doradcy podatkowego, nie rozstrzygamy jej ani my, ani zastępca: mówimy, że wykracza poza księgowość, i wskazujemy, do kogo się z nią zwrócić.
Co zastępca ma pod ręką, zanim się odezwie
Zastępstwo ma sens tylko wtedy, gdy druga osoba nie zaczyna od zera. Dlatego wiedza o Twojej firmie nie mieszka w cudzej skrzynce pocztowej ani w czyjejś głowie.
- Komplet dokumentów i historię księgowań w Taxxo, w tym samym widoku, który masz Ty.
- Kartę firmy: forma prawna, model sprzedaży, kanały, kraje rozliczenia VAT, wybrana forma opodatkowania i data, od której obowiązuje.
- Zapis ustaleń i decyzji podatkowych z poprzednich rozmów, razem z uzasadnieniem. Bez tego zastępca zadałby Ci pytanie, na które już odpowiadałeś.
- Kalendarz terminów Twojej firmy: deklaracje, zaliczki, sprawozdania, a w modelu estońskim także warunki, które trzeba spełniać na bieżąco.
- Listę otwartych tematów wraz z powodem, dla którego stoją. Na przykład brakujący dokument albo pytanie czekające na Twoją odpowiedź.
- Zapis spraw, które wykraczają poza księgowość, razem z informacją, do jakiego zewnętrznego specjalisty zostały skierowane i na jakim są etapie.
Przed podpisaniem umowy dostajesz na piśmie cztery rzeczy: imię i nazwisko opiekuna, imię i nazwisko zastępcy, adresy e-mail do obojga oraz numer, pod którym odbiera człowiek z zespołu. Jeśli skład się zmieni, piszemy o tym mailem tego samego dnia, a nie przy okazji najbliższej deklaracji.
Uprawnienia, ubezpieczenie, odpowiedzialność
Wszystko, co poniżej, da się sprawdzić albo zobaczyć na dokumencie. Nie prosimy, żebyś wierzył nam na słowo.
- Czego nie robimy i dlaczego
- Prowadzimy księgi, rozliczenia oraz kadry i płace, ale nie świadczymy doradztwa podatkowego ani prawnego. To zawody regulowane i nie mamy do nich uprawnień. Gdy sprawa ich wymaga, mówimy o tym od razu i wskazujemy specjalistę. Pełną listę spraw, których nie prowadzimy, znajdziesz w czego nie robimy.
- Polisa OC kancelarii
- Suma ubezpieczenia: kwota polisy oc. Numer polisy i jej zakres pokazujemy na życzenie, przed podpisaniem umowy.
- Ustalenia księgowe na piśmie
- Sposób zaksięgowania i podstawę, na której to zrobiliśmy, dostajesz na piśmie, a nie jednym zdaniem w rozmowie. To opis naszej decyzji księgowej razem z dokumentami, na których się opiera. Nie jest to porada podatkowa ani stanowisko doradcy podatkowego.
- Kontrola i wezwania z urzędu
- Przygotowujemy dokumenty, zestawienia i wyjaśnienia dotyczące ksiąg, które prowadzimy, i ustalamy z Tobą, co oraz kiedy trafia do urzędu. Reprezentacji w postępowaniu nie prowadzimy: to zadanie dla doradcy podatkowego, radcy prawnego albo adwokata. Możemy wskazać, kogo szukać.
- Rola wobec Twoich danych
- Dane Twoich pracowników i kontrahentów przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia. Administratorem tych danych pozostajesz Ty. Co dzieje się z danymi z formularza na tej stronie, opisaliśmy w polityce prywatności.
Pytania o zespół
Kto konkretnie będzie prowadzić moją firmę?
Skład poznajesz przed podpisaniem umowy, nie po. W ofercie podajemy imię i nazwisko opiekuna oraz osoby, która go zastępuje, razem z adresami e-mail. Zakres obsługi opisaliśmy w usługach.
Czy w zespole jest doradca podatkowy?
Nie. Doradztwo podatkowe to w Polsce zawód regulowany: wymaga wpisu na listę, ubezpieczenia i tytułu zawodowego. Nie mamy doradcy podatkowego w zespole i nie świadczymy doradztwa podatkowego. Prowadzimy księgi, deklaracje oraz kadry i płace, a gdy sprawa wymaga stanowiska doradcy, mówimy o tym i wskazujemy, do kogo się zwrócić. Zakres naszej pracy opisaliśmy w usługach.
Czy mogę pisać bezpośrednio do osoby, która prowadzi moje księgi?
Tak. Nie ma infolinii ani wspólnej skrzynki, do której trafiają wszystkie wiadomości. Masz adres opiekuna i adres jego zastępcy. Jeśli pytanie wykracza poza księgowość i wymaga stanowiska doradcy podatkowego, opiekun pisze Ci o tym od razu, zamiast odpowiadać na wyczucie.
Co się stanie, jeśli mój opiekun odejdzie z pracy?
Firmę przejmuje jego zastępca, bo już ją zna i ma pod ręką całą historię ustaleń. Nowa osoba wchodzi wtedy na miejsce zastępcy, a nie od razu na miejsce opiekuna. O każdej zmianie informujemy mailem, z imieniem i nazwiskiem.
Poznam kogoś z zespołu przed podpisaniem umowy?
Tak. W rozmowie bierze udział osoba z zespołu prowadzącego, a nie wyłącznie ktoś od przygotowania oferty. Umów ją przez kontakt albo zacznij od diagnozy w 90 sekund.
Nie wiesz, od czego zacząć?
Odpowiedz na dziewięć pytań. Dostaniesz konkretną listę rzeczy do sprawdzenia w swojej firmie. Nie ofertę handlową.