Księgowość dla gabinetów i salonów: zwolnienie z VAT, kasa i zabiegi estetyczne

Usługi w zakresie opieki medycznej są zwolnione z VAT, jeśli służą profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu albo poprawie zdrowia. Drugi warunek dotyczy wykonawcy: podmiotu leczniczego w ramach działalności leczniczej albo osoby wykonującej zawód wskazany w ustawie, czyli lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej, psychologa albo przedstawiciela innego zawodu medycznego, na przykład fizjoterapeuty. Oba warunki ocenia się dla każdej usługi osobno, a nie dla całego gabinetu.

• Cel każdej usługi z cennika: profilaktyka, diagnostyka albo leczenie, czy wyłącznie poprawa wyglądu lub samopoczucia
• Kto faktycznie wykonuje usługę: osoba wykonująca zawód medyczny, podmiot leczniczy wpisany do rejestru, czy ktoś bez takich uprawnień
• Opinie i orzeczenia dla ubezpieczyciela albo na potrzeby postępowania sądowego, które nie służą ochronie zdrowia badanej osoby
• Masaż relaksacyjny i zabiegi odnowy w gabinecie fizjoterapii, które nie są częścią terapii
• Wynajem gabinetu i sprzętu innemu lekarzowi, który jest zwykłą usługą opodatkowaną, a nie usługą medyczną
• Towary sprzedawane osobno, które nie są częścią usługi, nawet jeśli pacjent kupuje je przy okazji wizyty

Sam dyplom lekarza nie wystarcza, a nazwa zabiegu w cenniku niczego nie przesądza. Zwolnienie działa z mocy ustawy, więc nie da się z niego zrezygnować nawet wtedy, gdy odliczenie VAT od drogiego sprzętu byłoby korzystniejsze. Dlatego cennik przechodzimy pozycja po pozycji, zanim ustawimy ewidencję sprzedaży.

Zabiegi chirurgii plastycznej i zabiegi kosmetyczne są opieką medyczną tylko wtedy, gdy służą rozpoznaniu albo leczeniu choroby lub problemu zdrowotnego albo ochronie, zachowaniu lub przywróceniu zdrowia. Przekonanie pacjenta tego nie rozstrzyga, a to, że zabieg wykonuje lekarz, bierze się pod uwagę, ale nie przesądza sprawy. Korekta zmarszczek, wypełniacze czy wybielanie zębów bez wskazań zdrowotnych są więc opodatkowane, a rekonstrukcja po urazie albo leczenie nadpotliwości może korzystać ze zwolnienia.

• Podział cennika na usługi lecznicze i estetyczne, z podstawą zwolnienia albo stawką VAT przy każdej pozycji
• Ten sam zabieg wykonywany raz ze wskazań zdrowotnych, raz dla wyglądu, rozliczany według celu w konkretnym przypadku
• Wskazanie medyczne zapisane w dokumentacji medycznej, która zostaje w gabinecie i nie trafia do biura
• Konsultacja przed zabiegiem estetycznym i wizyta kontrolna po nim: gdy są częścią ceny zabiegu, zwykle dzielą jego rozliczenie, a gdy służą leczeniu powikłań, mogą być zwolnione
• Zabiegi kosmetologa, który nie wykonuje zawodu medycznego, więc zwolnienie dla usług medycznych zwykle ich nie obejmuje

Gdy cel zabiegu nie wynika z dokumentacji, zwolnienia trudno bronić przy kontroli. Nie potrzebujemy wglądu w tę dokumentację. Potrzebujemy pewności, że dla każdej usługi zwolnionej z VAT istnieje w gabinecie zapis, który ten cel potwierdza, a system rezerwacji nie przypisuje zwolnienia po samej nazwie zabiegu.

Gabinet, który obok usług zwolnionych wykonuje zabiegi estetyczne albo sprzedaje kosmetyki, prowadzi sprzedaż mieszaną. VAT od zakupów związanych tylko ze sprzedażą opodatkowaną odliczasz w całości, od zakupów dla usług zwolnionych wcale, a od kosztów wspólnych, takich jak czynsz czy sprzęt, według proporcji z obrotów poprzedniego roku. Osobno działa zwolnienie podmiotowe: do jego limitu nie wlicza się usług medycznych zwolnionych przedmiotowo, więc niewielka sprzedaż opodatkowana może się w nim zmieścić.

• Przypisanie zakupów do sprzedaży zwolnionej, opodatkowanej albo wspólnej, zanim zaczniesz odliczać VAT
• Proporcja przyjęta na bieżący rok i jej korekta po zakończeniu roku, według faktycznych obrotów
• Laser i inna aparatura używane do obu rodzajów zabiegów, z korektą odliczenia rozłożoną na kolejne lata
• VAT, którego nie odliczasz, jako część wartości początkowej sprzętu, rozliczanej w odpisach amortyzacyjnych
• Sprzedaż wliczana do limitu zwolnienia podmiotowego: zabiegi estetyczne, kosmetyki, wynajem gabinetu
• Sprzedaż kosmetyków na odległość, na przykład przez sklep internetowy, komunikator albo telefon, która wyłącza zwolnienie podmiotowe niezależnie od obrotu

Gabinet zwolniony z VAT nie odlicza podatku z zakupów, ale VAT nadal go dotyczy. Reklama albo program kupione od firmy z innego kraju UE wymagają wcześniejszej rejestracji do VAT UE i rozliczenia podatku po Twojej stronie. Skoro tego podatku nie odliczasz, podnosi on koszt zakupu.

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych ewidencjonuje się na kasie także wtedy, gdy usługa jest zwolniona z VAT. Przepisy przewidują zwolnienia z kasy, na przykład do określonego obrotu albo przy zapłacie wyłącznie na rachunek. Usługi medyczne lekarzy i lekarzy dentystów oraz usługi kosmetyczne i kosmetologiczne są z nich wyłączone: kasa online obowiązuje od pierwszej sprzedaży, bez względu na obrót i formę płatności.

• Lekarz i lekarz dentysta w praktyce zawodowej: kasa od pierwszej wizyty, także przy płatności kartą albo przelewem
• Teleporada w całości zrealizowana na odległość i opłacona na rachunek, przy której zwolnienie z kasy może zadziałać
• Fizjoterapeuta, psycholog czy pielęgniarka, którzy mogą korzystać ze zwolnienia z kasy do limitu obrotu, dopóki nie sprzedają zabiegów kosmetycznych
• Przychodnia prowadzona przez spółkę, w której usługi wykonują zatrudnieni lekarze: stanowiska organów nie były tu jednolite, więc ustalamy to przed startem
• Świadczenia opłacane w całości przez NFZ albo przez firmę kupującą pakiet dla pracowników, przy których nabywcą nie jest pacjent
• Przedpłata za karnet albo serię zabiegów: na kasie przy wpłacie gotówki, a przy przelewie niezwłocznie po wpływie, najpóźniej z końcem miesiąca albo przy zabiegu, jeśli wypadnie wcześniej

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z kasy. Usługę zwolnioną kasa oznacza osobnym symbolem przypisanym do zwolnienia, a nie stawką zerową. Przypisanie symboli do usług z cennika ustalamy razem z Tobą przed pierwszą sprzedażą, bo błąd w tym miejscu powtarza się potem na każdym paragonie.

Na ryczałcie usługi w zakresie opieki zdrowotnej mają własną stawkę, a usługi kosmetyczne i sprzedaż kosmetyków inne. O stawce decyduje klasyfikacja usługi, a nie zwolnienie z VAT, więc oba rozliczenia ustala się osobno. Ryczałt nie uwzględnia kosztów, co przy drogim sprzęcie, czynszu i personelu potrafi przechylić rachunek na korzyść podatku liniowego albo skali. Do tego składka zdrowotna: na ryczałcie zależy od progów przychodu, na liniowym i na skali od dochodu, a jej część obniża podstawę opodatkowania tylko na ryczałcie i na liniowym.

• Ewidencja przychodów rozdzielona według stawek ryczałtu, bo bez tego cały przychód opodatkowuje się najwyższą z Twoich stawek
• Usługi dla szpitala albo przychodni, w których byłeś na etacie, i ich wpływ na prawo do ryczałtu i podatku liniowego
• Kilka kontraktów naraz: przychód z umowy rozliczanej miesięcznie powstaje ostatniego dnia miesiąca, a nie w dniu przelewu
• Faktury dla placówek wystawiane w KSeF, także przy usługach zwolnionych z VAT, z podstawą zwolnienia na każdej fakturze
• Składka zdrowotna z działalności, należna niezależnie od tego, czy masz też etat
• Przychodnia prowadzona jako spółka z o.o.: podatek dochodowy od osób prawnych, a przy spełnieniu warunków także CIT estoński

Porównanie form opodatkowania bez składki zdrowotnej i bez kosztów, które naprawdę ponosisz, wprowadza w błąd. Liczymy je na Twoich danych z ostatniego roku i na planach na kolejny. Decyzję trzeba podjąć w terminie liczonym od pierwszego przychodu w roku, więc najlepiej jeszcze przed początkiem roku.

W salonie pieniądze często wpływają przed usługą. Bon na określony zabieg albo na usługi z tą samą stawką VAT to bon jednego przeznaczenia: podatek rozliczasz przy jego sprzedaży. Bon, który można wymienić na usługi rozliczane różnie, na przykład zabieg leczniczy zwolniony z VAT albo estetyczny z podatkiem, to bon różnego przeznaczenia i VAT powstaje przy realizacji. Karnet na serię zabiegów jest przedpłatą: VAT i kasa dotyczą już samej wpłaty, a przychód w podatku dochodowym powstaje w miarę wykonywania zabiegów.

• Regulamin bonu: na co można go wymienić, do kiedy i czy obejmuje usługi rozliczane różnie w VAT
• Bony, które wygasły bez wykorzystania, i moment, w którym ich wartość staje się przychodem
• Wynajem stanowiska albo gabinetu kosmetologowi na własnej działalności: osobna umowa, a czynsz wliczany do Twojej sprzedaży i do limitu zwolnienia z VAT
• Kasa, terminal i paragon po stronie osoby, która wykonuje i sprzedaje usługę, a nie salonu, w którym stoi stanowisko
• Grafik, ceny i odpowiedzialność wobec klienta: gdy ustala je salon, współpraca zaczyna przypominać zatrudnienie, a nie najem
• Lekarz przyjmujący w salonie: to, kto sprzedaje zabieg, decyduje o kasie i o tym, czyj to przychód, a zabieg leczniczy, który salon kupuje od lekarza i sprzedaje we własnym imieniu, może zachować zwolnienie z VAT

Wynajem stanowiska działa wtedy, gdy obie strony naprawdę prowadzą osobne firmy, z własnymi klientami, cenami i kasą. Jeśli salon sprzedaje zabieg we własnym imieniu i przyjmuje za niego zapłatę na swój paragon, dla VAT sam go świadczy, nawet gdy wykonuje go kosmetolog z zewnątrz.